Registro de jornada obligatorio: qué exige la ley y cómo cumplirlo sin papeles
Por José A. Lemos ·
Desde mayo de 2019 todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora. La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. Sin embargo, muchas pymes siguen apoyándose en hojas en papel o en un Excel que nadie revisa. Aquí tienes lo esencial, en corto.
Qué hay que registrar
- La hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada trabajador, cada día.
- Aplica a toda la plantilla, también a tiempo parcial (que además tiene sus propias reglas de registro y totalización mensual).
- La forma de organizarlo se fija por negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario tras consultar a la representación de los trabajadores.
Cuánto tiempo hay que guardarlo
Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Qué hace que un registro sea fiable
Un registro que se puede modificar sin dejar rastro sirve de poco ante una inspección. Un buen sistema debería:
- No permitir borrar fichajes. Las correcciones deben quedar auditadas: quién, cuándo y por qué.
- Registrar en el momento, no rellenarse a final de mes.
- Distinguir tipos de jornada (completa, parcial, turnos) y calcular horas extraordinarias y complementarias.
- Generar informes para entregar a la Inspección o a la representación legal sin trabajo manual.
- Cumplir el RGPD: si se usa geolocalización o biometría, hay que valorar proporcionalidad e informar a la plantilla.
Errores habituales
- Fichar solo la entrada.
- Dejar que cada responsable apunte las horas «a ojo» al final del mes.
- Usar una hoja de cálculo compartida que cualquiera puede editar.
- No registrar a los trabajadores a tiempo parcial «porque hacen pocas horas».
¿Y si se incumple?
No registrar la jornada se considera una infracción en materia de relaciones laborales según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las cuantías de las multas se han actualizado varias veces, así que consulta la normativa vigente o a tu asesor laboral.
Cómo lo resuelvo yo
He desarrollado Cronnia, un software de control horario pensado precisamente para esto: fichaje desde el móvil o desde un kiosco con QR o tarjeta, correcciones auditadas sin borrados, cálculo de horas por tipo de jornada e informes para la Inspección en un clic.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento laboral profesional.