Qué pide la Inspección de Trabajo sobre el control horario
Por José A. Lemos ·
La Inspección de Trabajo comprueba que la empresa tenga un registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y fin de cada persona trabajadora, que sea fiable, que esté disponible de inmediato en el centro de trabajo y que se conserve durante cuatro años. También revisa cómo se implantó (negociación o consulta con la representación legal), si las horas extraordinarias se registran y totalizan y si se cumplen las reglas de los contratos a tiempo parcial. La base es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), que fija cómo actúan los inspectores.
La norma: artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
Desde el 12 de mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), el artículo 34.9 ET dispone que:
- La empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- El registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
- Los registros se conservan durante cuatro años y permanecen a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la ITSS.
El Criterio Técnico 101/2019 subraya que «garantizará» implica una obligación de resultado: no es una opción, y es exigible aunque no exista convenio ni acuerdo que lo regule.
Qué revisa el inspector, punto por punto
1. Que el registro exista y sea diario
No vale enseñar el horario general, el calendario laboral ni los cuadrantes. El Criterio Técnico lo dice expresamente: esos documentos se elaboran ex ante y no reflejan las horas efectivamente trabajadas, que solo se conocen ex post con el registro.
2. Que refleje la jornada real
La ley no exige registrar las pausas, pero el Criterio advierte de que, si el registro no ofrece una visión adecuada del tiempo de trabajo efectivo, podría presumirse que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo, y sería la empresa quien tendría que demostrar lo contrario. Por eso conviene que el acuerdo o la decisión de implantación aclare cómo se registran pausas e interrupciones.
3. Que sea objetivo y fiable
El Criterio exige un sistema «objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos», siguiendo la sentencia del TJUE de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18), que habla de un sistema «objetivo, fiable y accesible». Un Excel compartido que cualquiera puede editar sin dejar rastro difícilmente supera esta prueba.
4. Que esté disponible de inmediato en el centro de trabajo
Según el Criterio Técnico, «a disposición» significa dos cosas: que se pueda acceder en cualquier momento cuando lo pidan los trabajadores, sus representantes o la Inspección, y que los registros estén en el centro de trabajo o sean accesibles desde él de manera inmediata. El objetivo es evitar que se fabriquen o retoquen después de la visita.
Si el registro es electrónico, el inspector puede pedir la impresión de los registros o su descarga en formato legible y tratable. Si es en papel, puede recabar los originales o copias.
5. Que se conserve cuatro años
Cualquier soporte es válido para la conservación, siempre que garantice la fiabilidad de los datos. Los registros en papel pueden escanearse y archivarse electrónicamente con las debidas garantías.
6. Que se haya negociado o consultado
La ITSS no solo verifica que exista el registro, sino que su organización haya ido precedida de negociación o consulta con la representación legal. Puede comprobarlo mediante las actas de esas reuniones.
7. Que respete la protección de datos
El sistema debe cumplir el RGPD y la LOPDGDD y, si usa videovigilancia o geolocalización, el derecho a la intimidad del artículo 20 bis ET. Si usas biometría o geolocalización, valora la proporcionalidad y documenta la información a la plantilla.
Horas extraordinarias: el registro del artículo 35.5
Además del 34.9, sigue vigente el artículo 35.5 ET: a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registra día a día y se totaliza en el periodo de pago de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.
El Criterio Técnico admite que el registro del 34.9 sirva para cumplir el del 35.5, pero recuerda que, si hay horas extra, se aplican las obligaciones adicionales: totalización y entrega del resumen. También recuerda que la representación legal tiene derecho a ser informada mensualmente de las horas extraordinarias realizadas (disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995).
Contratos a tiempo parcial
Para los parciales, el artículo 12.4.c) ET exige registro día a día, totalización mensual, entrega del resumen con la nómina y conservación de los resúmenes cuatro años. Si no se cumple, el contrato se presume a jornada completa, salvo prueba en contrario. Lo explico en detalle en el artículo sobre registro de jornada a tiempo parcial.
Qué pasa si no se cumple
El artículo 7.5 de la LISOS califica como infracción grave la transgresión de las normas sobre jornada, horas extraordinarias, horas complementarias y registro de jornada. Según el texto consolidado del BOE consultado para este artículo, el artículo 40.1.b) LISOS sanciona las graves con multas de 751 € a 7.500 €, según el grado. Verifica la cuantía vigente con tu asesor laboral, porque se actualiza.
El Criterio Técnico prevé cierto margen: si el inspector tiene certeza de que se cumple la normativa de tiempo de trabajo, puede sustituir el expediente sancionador por un requerimiento para que la empresa implante el registro. Es una valoración del inspector en cada caso, no un derecho de la empresa.
¿Y el registro digital obligatorio?
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto de registro de jornada que, según los borradores publicados, exigiría medios digitales. A fecha de este artículo no se ha publicado en el BOE, así que la obligación vigente sigue siendo la del artículo 34.9 ET, que no impone un formato concreto.
Preguntas frecuentes
¿Puede la Inspección pedirme el registro en el momento de la visita?
Sí. Según el Criterio Técnico 101/2019, los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de inmediato, y el inspector puede pedir su impresión o descarga en formato legible.
¿Tengo que dar una copia del registro a cada trabajador?
Con carácter general, no: el Criterio Técnico entiende que basta con facilitar su consulta, salvo que el convenio o un pacto digan otra cosa. Sí hay que entregar el resumen en los casos de horas extraordinarias (art. 35.5 ET) y de contratos a tiempo parcial (art. 12.4.c ET).
¿Cuánto tiempo debo guardar los registros?
Cuatro años, según el artículo 34.9 ET.
¿La representación legal puede ver los registros?
Sí. Los registros permanecen a disposición de los representantes legales de los trabajadores, aunque el Criterio Técnico no obliga a entregarles copias.
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Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento laboral profesional.